Le catalogue de la Bibliothèque est informatisé avec le logiciel de gestion de bibliothèque ALEPH 500 (de la société Ex Libris). Il est intégré au catalogue des bibliothèques de l'ULg (Source). L'ensemble est divisé en plusieurs catalogues logiques (par bibliothèque ou type de document) consultables individuellement.
Disponible en français, l'interface Web propose deux modes de recherche (formulaire, équation de recherche). De très nombreux index (titres, auteurs, sujets, etc.) et un langage d'interrogation puissant (opérateurs booléens, de proximité, caractères de remplacement) permettent de retrouver les documents localisés dans l'ensemble des bibliothèques de Gembloux Agro-Bio Tech et d'accèder aux ressources électroniques, comme les périodiques en ligne dont les notices contiennent les états de collection précis.
Cataloguées dans le format MARC 21, les références bibliographiques des livres, périodiques, thèses, mémoires, etc. sont notamment indexées par des descripteurs issus du thésaurus Agrovoc (de la FAO) et par des matières issues des "Subject Caterogy Codes" de la National Agricultural Library, USA (NAL).
L'interface Web offre de multiples possibilités d'affichage, de tri, de sélection des notices, de sauvegarde des données (sur disque ou envoyées par mail) dans les formats les plus utilisés. Chaque notice est accompagnée d'un lien vers le système de linking SFX et enrichie de liens (si disponibles) vers l'image de la couverture, la table des matières et le résumé du document (via Syndetics Solutions).
Le catalogue Source offre aux lecteurs possédant un mot de passe et un identifiant ULg ou un identifiant extérieur de nouveaux services personnalisés, regroupés sous l'intitulé "MySource". Ceux-ci comprennent entre autres : la diffusion sélective de l'information (DSI), la réservation de documents, la prolongation des emprunts, l'accès à l'historique des emprunts, la suggestion d'achats, etc.